Fuente: CNN en español
Durante siglos, muchas personas fueron perfilando el estilo de lo que debe ser una carta bien escrita, desde el encabezado hasta el final. Ahora, en la era de Internet, está por definirse el buen arte de redactar cartas electrónicas. En este sentido, la editorial de la Escuela de Negocios de Harvard propone un primer borrador con “Los Diez Mandamientos del Correo Electrónico”. “Cada vez más compañías viven hoy en una cultura de correo electrónico”, afirma Nick Morgan, un experto en comunicaciones de Filadelfia. “Eso supone pérdidas y ganancia reales”, añade. Según su propia experiencia y la de sus clientes, el elevado volumen de mensajes es uno de los mayores problemas que enfrentan los trabajadores de hoy. “Hemos arribado al punto en el que llegamos al trabajo, leemos nuestros mensajes, los respondemos y nos vamos a casa”, dice. Según estimaciones de International Data Corporation, cada día se envían unos 2.100 millones de mensajes de correo electrónico, o cartas electrónicas, en Estados Unidos. Para el 2002, se espera que ese número se eleve a 8.000 millones. Estas son algunas recomendaciones sobre la redacción y el uso de las cartas electrónicas:
1. Borre ese mensaje “Dispone de varias opciones”, dice el primer mandamiento. “Examine los encabezados y borre todo aquello que no necesite saber o sobre lo que no tenga que actuar”. Prescinda de la cartas electrónicas de la misma forma en que lo hace con cartas comunes o mensajes telefónicos. Y cuando envíe cartas electrónicas, recuerde que deben ser cortas e informales, y que no pueden reemplazar a una llamada telefónica.
2. Los problemas de los archivos adjuntos El segundo mandamiento amonesta a quienes envían archivos adjuntos. “Mucha gente pierde una gran cantidad de tiempo y energía en el mundo empresarial batallando con formatos incompatibles, archivos que nunca llegan o archivos adjuntos que quedaron distorsionados o sin mensaje”. En vez de ello, busque un buen lugar en la red interna de una compañía para subir y bajar archivos. Y en cuanto al hecho de recibir archivos adjuntos, ponga extremo cuidado al abrir lo que le manden desconocidos para evitar problemas como los derivados del virus
3. Cuente hasta diez y luego envíe. No envíe una carta electrónica cuando esté cansado o furioso. “Es fácil ser colérico, hiriente o crítico en las cartas electrónicas”, señala Morgan. “Pero se tarda mucho tiempo en deshacer el daño”, agrega. Trate sus mensajes como cartas de papel o llamadas telefónicas. Espere a un momento de calma para responder.
4. No hay nada como lo real. Nunca sustituya un encuentro cara a cara por una carta electrónica, especialmente cuando se trate de echar una reprimenda, recompensar a alguien o despedirlo de la compañía. También recuerde que un mensaje descaminado puede crear confusiones, especialmente cuando son de naturaleza personal.
5. Aproveche todo Utilice todos los recursos que le ofrecen los programas de correo electrónico. Mantenga actualizado su libro de direcciones y no borre nunca nombres y direcciones. Nunca sabe cuándo podrá volverlas a necesitar.
6. Romper la cadena Las cadenas de cartas electrónicas no sólo son cursis, sino que están prohibidas en muchas redes empresarias. Considere el ancho de banda que se pierde sólo con los chistes sobre Bill Gates, dice Morgan. Este género debería suprimirse a toda costa.
7. Rumores, comentarios y habladurías No transmita rumores o insinuaciones sobre gente real. Podría volverse en su contra. Es muy fácil enviar una carta electrónica a la persona equivocada o, lo que es peor, a la persona objeto de sus comentarios poco afectuosos. Las cartas electrónicas no sólo tiene una extraña capacidad para resucitar, como bien sabe Microsoft, sino también de ser utilizadas en su contra en los tribunales.
8. Trato con los demás Enviar respuestas airadas o mensajes insultantes suele ser un error. ¿Los diría en persona? En caso negativo, no los envíe.
9. Ancho de banda personal Acuérdese de la jerarquía en lo que a comunicación se refiere. En primer lugar están los encuentros cara a cara, luego las llamadas telefónicas, los mensajes en el contestador y por último el correo electrónico. Los encuentros cara a cara son los que más impacto tienen, mientras que el correo electrónico es el que menor ancho de banda tiene en las comunicaciones. Es difícil comunicarse con éxito incluso en las mejores circunstancias. Si se trata de un mensaje importante que no puede decirse cara a cara, entonces recurra al teléfono o deje un mensaje en el contestador. Como último recurso envíe una carta electrónica.
10. Nadie es perfecto Si el mensaje debe ser perfecto, entonces no utilice el correo electrónico, que muchas veces parece el Triángulo de las Bermudas de la escritura, ya que se cuelan misteriosamente errores de puntuación, ortografía y gramática. Si quiere reducir al mínimo los errores en su texto, entonces recurra a otro medio. Si insiste en enviarlo electrónicamente, imprímalo antes y escrútelo línea por línea.Pero si usted recurre de forma regular a la impresión de su cartas electrónicas significa que no entiende bien el propósito del medio.
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