TÍTULO: El proceso de planificación en el sistema deportivo

Palabras claves: DEPORTE/  ESTRATEGIA

Autores: Lic. Tatiana Olayón Domínguez (Asesora Presidencia INDER)

             Lic. Yadira Vargas Rodríguez (Metodóloga Nac. Actos Masivos)

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Fecha de publicación: 07/03/14

 

Resumen:

 

Es una necesidad del Estado Cubano planificar racionalmente el trabajo en todas las instancias, con vistas a lograr la organización y cohesión que permita avanzar en el desempeño eficiente de las funciones que a cada cual le corresponde.”

 

La presente investigación tiene como objetivo: Elaborar indicadores que permitan evaluar cualitativamente la función de Planificación en Directivos del Sistema Deportivo Cubano. La misma se encuentra en una primera etapa de aplicación.

 


 

Los principales métodos empleados son empíricos (histórico – lógico, inductivo – deductivo y el análisis – síntesis) y teóricos (encuesta y la observación estructurada).

 

Los materiales empleados hasta la fecha son: las normativas jurídicas que rigen el proceso de planificación, los planes de trabajo en sus tres momentos (anual, mensual e individual) y los informes de cumplimiento a los planes.

 

Los resultados esperados con la aplicación del presente trabajo están encaminados a lograr una eficiente planificación en el Sistema Deportivo Cubano y perfeccionar el sistema de evaluación esta importante función de dirección.

 

Introducción:

 

En el año 2009 se orienta establecer en todos los Ministerios el Sistema de Planificación, a partir de la aplicación de la Instrucción 1 del Presidente de los Consejos de Estado y de Ministros de la República de Cuba.

 

Teniendo en cuenta este documento, se elaboran las indicaciones del Presidente del INDER, las cuales establecían los procedimientos para llevar a cabo este proceso en el Organismo Central  y en sus entidades nacionales subordinadas.

 

A partir de su aplicación se establecieron los niveles de elaboración y aprobación de los objetivos y planes de trabajo de las entidades mencionadas y sus diferentes estructuras, así como los informes de cumplimiento que evaluaban estos documentos.

 

Relacionado con las investigaciones efectuadas hasta el momento, nos hemos podido percatar que no existen antecedentes del estudio de este tema, por lo que nos proponemos investigar al respecto y profundizar en nuevos indicadores que nos permitan evaluar profundamente el mismo.

 

Desarrollo:

 

IDENTIFICACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN:

PROCESOS QUE DESARROLLA  EL GRUPO DE ASESORÍA DE ORGANIZACIÓN:

PROCESO DE PLANIFICACIÓN:

Misión:

 

Dirigir, coordinar, ejecutar y controlar la aplicación de la Instrucción 1 del Presidente de los Consejos de Estado y de Ministros, en los directivos, funcionarios y especialistas del Organismo y su sistema, mediante la integración de objetivos, actividades y ajustándose a los recursos disponibles, como fiel expresión de los Lineamientos del VI Congreso del Partido.

 

Visión:

Ser un Organismo líder en el Sistema de Planificación de Objetivos y Actividades.

 

ü  La planificación de actividades asegura el cumplimiento de los objetivos, integrando todas las tareas en un Plan de Trabajo, ajustándose a los recursos disponibles.

 

ANÁLISIS ESTRATÉGICO:

 

ÁREA DE RESULTADOS CLAVES #3: FORMACIÓN Y SUPERACIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS SUSTENTADOS EN LA APLICACIÓN DE LA CIENCIA Y LA TÉCNICA.

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS Y PLAN DE ACCIÓN PARA DESARROLLAR LA ESTRATEGIA:

OBJETIVO ESTRATÉGICO #1:

Fortalecer el Proceso de Planificación en el Organismo y su sistema, basado en las orientaciones contenidas en la Instrucción #1 del Presidente de los Consejos de Estado y de Ministros y teniendo en cuenta las sistemáticas modificaciones que se están produciendo a nivel de país con respecto a este proceso.

 

ACCIONES

RESPONSABLE

EJECUTOR

FECHA

Elaborar el Manual de Procedimientos del INDER, teniendo en cuenta lo establecido en la Instrucción #1.

Presidente INDER

Grupo de Asesoría de Organización

Noviembre/12.

Controlar la instrumentación del Manual de Procedimientos, en cada centro, adecuándolo a las características de cada uno.

Director del centro

Coordinador de planificación en el centro

Durante las visitas de control e inspección que se realicen en el año 2013.

Evaluar en los Consejos de Dirección del Organismo y de los centros nacionales la implementación de la Instrucción #1 y del Manual de Procedimientos

Presidente INDER y Directores de los centros

Especialista de Planificación del Organismo y coordinadores de planificación de los centros

Semestral (Junio y Diciembre/2013)

 

 OBJETIVO ESTRATÉGICO #2:

Continuar elevando la calidad del proceso de planificación del trabajo a todos los niveles de la estructura, cuadros, funcionarios y metodólogos, logrando la mayor objetividad, seguimiento, control y evaluación mediante la integración de objetivos – tareas – financiamiento – recursos.

ACCIONES

RESPONSABLE

EJECUTOR

FECHA

Definir  los Objetivos de Trabajo del Organismo, de cada área y centros nacionales y controlar que se encuentren reflejados en los planes anuales de cada unidad organizativa.

Presidente INDER, Vicepresidentes, Directores Nacionales y de los Centros

Especialista de Planificación del organismo, coordinadores de planificación en las área del organismo y los centros nacionales

30/Noviembre al 7/Diciembre/2012

Evaluar la correspondencia entre objetivos, actividades y recursos, a través de la adecuada elaboración del Plan de Actividades Anual, los planes de trabajo mensual e individual, según la metodología establecida y aprobados por los niveles correspondientes.

Presidente INDER, Vicepresidentes, Directores Nacionales y de los Centros

Especialista de Planificación del organismo, coordinadores de planificación en las área del organismo y los centros nacionales

PAA- 30/Nov al 7/Diciembre/2012

PTM- Día 20 de cada mes

PTI- Día 25 de cada mes

Controlar la eficacia y eficiencia de los planes de trabajo a través de la elaboración de los informes de cumplimientos, anexos a los planes de trabajo individuales.

Presidente INDER, Vicepresidentes, Directores Nacionales y de los Centros

Especialista de Planificación del organismo, coordinadores de planificación en las área del organismo y los centros nacionales

Día 25 de cada mes

Desarrollar las Reuniones de Puntualización Mensual donde exista evidencia documental del análisis del cumplimiento de las actividades desarrolladas durante un mes (trimestre) en todos los niveles.

Presidente INDER,  Directores de los Centros

Vicepresidentes, Directores Nacionales, Especialista de Planificación del organismo, coordinadores de planificación en las área del organismo y los centros nacionales

Último lunes de cada mes

 

OBJETIVO ESTRATÉGICO #3:

Garantizar la calidad, eficiencia y eficacia en la preparación de los cuadros, especialistas y metodólogos que harán posible el fortalecimiento del sistema de planificación en todos los niveles.

 

ACCIONES

RESPONSABLE

EJECUTOR

FECHA

Efectuar seminarios a los principales directivos del Organismo, funcionarios, especialistas y metodólogos con el objetivo de mantenerlos actualizados en todo lo referente a la implementación de la Instrucción #1.

Grupo de Asesoría de Organización

Responsable de Planificación del Organismo y la Dirección de Cuadros

Semestral (Noviembre/2012 y Junio/2013)

Efectuar seminarios a los principales directivos, funcionarios, especialistas y metodólogos de los centros de subordinación nacional con el objetivo de mantenerlos actualizados en todo lo referente a la implementación de la Instrucción #1.

Director del centro

Responsable de Planificación del Organismo y Responsable de  Cuadro en el centro

Semestral (Diciembre/2012 y Julio/2013)

Realizar las reuniones de planificación con los coordinadores que atienden la actividad en las áreas del organismo y centros nacionales

Especialista de Planificación del Organismo

Coordinadores de planificación en las área del organismo y los centros nacionales

Mensual

Incorporar el tema de Planificación al Programa de Estudio de la Escuela Ramal de Cuadros.

INDER - MINED

Responsable de Planificación del Organismo y la Dirección de Cuadros

Anual

 

 


METODOLOGÍA DE EVALUACIÓN:

 

AVANCE SOSTENIDO: Están elaborados los Planes de Trabajo en sus tres momentos y se alcanzan resultados satisfactorios en todas las acciones relacionadas con los tres objetivos estratégicos.

 

TRABAJO EN ASCENSO: Están elaborados los Planes de Trabajo en sus tres momentos y se alcanzan buenos resultados en las acciones establecidas en los objetivos estratégicos 1 y 2.

 

RESULTADOS ESTABLES: El Proceso de Planificación alcanza buenos resultados, aún cuando no cumplimenta  todas las acciones con la calidad establecida, en los tres objetivos estratégicos, siendo condicionantes las acciones 1 y 2 del OE#1 y las 4 acciones del OE#2.

 

RESULTADOS ESTANCADOS: El Proceso de Planificación no alcanza buenos resultados, no cumplimentando todas las acciones con la calidad establecida, siendo condicionante las acciones 1 y 2 del OE#1 y las 4 acciones del OE#2.

 

RETROCESO: El Proceso de Planificación no alcanza resultados satisfactorios y  no cumplimenta  todas las acciones con la calidad establecida. 

Modelo IDEF en la metodología RUP

 

¿Es correcto?                     NO

 SI

 

2. Continuar elevando la calidad del proceso de planificación del trabajo a todos los niveles de la estructura.

 

 

 ¿Es  correcto?                    NO

SI


CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL PROCESO:

 

ACCIÓN A REALIZAR

 

RESULTADOS ESPERADOS

FECHA DE EVALUACIÓN

GRADO DE CUMPLIMIENTO

OBJETIVO ESTRATÉGICO #1:

Fortalecer el Proceso de Planificación en el Organismo y su sistema, basado en las orientaciones contenidas en la Instrucción #1 del Presidente de los Consejos de Estado y de Ministros y teniendo en cuenta las sistemáticas modificaciones que se están produciendo a nivel de país con respecto a este proceso.

  • El proceso de elaboración de los objetivos constituye un sistema entre los diferentes niveles de dirección, dirigidos por los jefes, con el propósito de integrar al máximo las capacidades de acción y el cumplimiento de la misión y funciones de cada nivel.

Mensual, Trimestral y Anual

SI

OBJETIVO ESTRATÉGICO #2:

Continuar elevando la calidad del proceso de planificación del trabajo a todos los niveles de la estructura, cuadros, funcionarios y metodólogos, logrando la mayor objetividad, seguimiento, control y evaluación mediante la integración de objetivos – tareas – financiamiento – recursos.

  • El cumplimiento de los Objetivos asegura el continuo desarrollo del Organismo y su sistema, a través de la integración de todas las tareas en un Plan de Trabajo Único, ajustándose a los recursos disponibles.
  • Se garantiza un adecuado control del proceso en todas sus partes.

Mensual, Trimestral y Anual

NO

 

 

 

 

 

 

 

 

NO

OBJETIVO ESTRATÉGICO #3:

Garantizar la calidad, eficiencia y eficacia en la preparación de los cuadros, especialistas y metodólogos que harán posible el fortalecimiento del sistema de planificación en todos los niveles.

  • El Sistema de Planificación para los cuadros, especialistas y metodólogos constituye  una herramienta principal de trabajo para el cumplimiento exitoso de sus funciones.

Mensual, Trimestral y Anual

SI

 


EVALUACIÓN FINAL  Y AJUSTE DEL PROCESO:

 

A partir de la aplicación del proceso de planificación en todo el sistema deportivo consideramos oportuno determinar el nivel de conocimiento que poseen los directivos y subordinados en cuanto a la implementación de la Instrucción #1 relacionada con este.

 

Para ello realizamos entrevistas a los directivos de algunas áreas del Organismo:

  • Aseguramientos (2)
  • Economía (2)
  • Actividades Deportivas (2).

 

De igual forma efectuamos intercambios directos con 10 coordinadores de planificación de las direcciones y departamentos del Organismo, así como efectuamos diálogo telefónico con 2 planificadores de Organismos del Sector  Maritza Romero Drake del MINED y Mariela Columbié del MES).

 

Consideraciones generales:

 

  1. 1. La planificación debe sustentarse en un proceso general adecuado a las características de cada organización. (Este aspecto aún es débil en nuestro sistema, ya existen algunas instituciones de base que copian textualmente los mismos objetivos y planes del nivel central.)
  2. 2. Cada nivel de dirección deberá conciliar, buscando eficiencia, eficacia y compromiso, por lo que este proceso debe construirse entre todos los implicados. (Este aspecto aún no se logra en su totalidad, ya que todavía existen áreas de trabajo que ven la planificación aisladamente, las llamadas “finquitas”)
  3. 3. La planificación se materializa mediante planes y esto implica “un proceso de cambio, que es complejo, pues el cambio es, primero mental”.(Todavía existe resistencia en algunos directivos con este proceso)
  4. 4. El proceso en sí tiene tres etapas fundamentales: planificación, ejecución y control (Consideran que las dos primeras se cumplen, pero la última se dificulta en ocasiones, a partir de que los indicadores que están establecidos para evaluar el cumplimiento de los planes son muy generales, principalmente el relacionado con el elemento cualitativo y sugieren que se especifiquen más según los objetivos y las funciones que desarrollan cada área de trabajo y entidad)

 

A partir de las consideraciones realizadas por los entrevistados se tuvieron en cuenta estos elementos con el objetivo de elaborar nuevos indicadores que permitan evaluar el cumplimiento de los planes de trabajo con mayor efectividad.

 Algunos ejemplos:

 

  • En el plan de trabajo individual se revelan las actividades esenciales que deben caracterizar el desempeño de los  cuadros, metodólogos y especialistas.

 

  • Las  actividades  proyectadas  materializan la cohesión de las funciones del sistema  mediante la unificación de los esfuerzos  y del enfoque hacia un propósito común.

 

  • Se conciben sesiones de trabajo para la autopreparación de los cuadros, funcionarios y trabajadores para las actividades que lo requieran.

 

  • Se planifican las actividades de elaboración, entrega, revisión y aprobación de los planes de trabajo individuales.

 

CONCLUSIONES:

 

Durante el desarrollo del proyecto le permitió al equipo de trabajo profundizar y ampliar los conocimientos en cuanto a los aspectos teóricos – conceptuales de la planificación, así como determinar el nivel de conocimiento que poseen los directivos y subordinados en cuanto a la implementación de la Instrucción 1 del Presidente de los Consejos de Estado y de Ministros.

 

BIBLIOGRAFÍA:

 

  • Alonso Riverón, Yisel, Yaneisy Cruz Navarro y Yordanis Tornes Medina. “IDEF: Una alternativa para modelamiento de negocio con RUP”.  <http://www.monografía.com/

 

  • Folleto del Sistema de Dirección del Instituto Nacional de Deportes, Educación Física y Recreación de Cuba. Año 2012 y 2013

 

  • Instrucción #1 del 2011 del Presidente de los Consejos de Estado y de Ministros de la República de Cuba Raúl  Castro Ruz.

 

  • Manual de Procedimientos del Grupo de Asesoría de Organización del Instituto Nacional de Deportes, Educación Física y Recreación de Cuba.

 

  • Presentaciones de la asignatura Gestión de Proyectos y Dirección Estratégica.

 

  • Procesos del Grupo de Asesoría de Organización del Instituto Nacional de Deportes, Educación Física y Recreación de Cuba.